Comment calculer les frais kilométriques ?

frais kilométriques

Publié le : 11 octobre 20226 mins de lecture

Les employeurs peuvent demander des déductions fiscales pour les dépenses engagées lorsqu’un travailleur se déplace entre son domicile et son lieu de travail. Ces dépenses, appelées frais kilométriques, correspondent à la distance parcourue par le véhicule d’un conducteur entre deux lieux. Les frais kilométriques sont déclarés par le salarié concerné et ne sont liés à aucune réglementation. Le calcul frais kilometrique est simple, car il dépend de la distance parcourue et du nombre de jours de travail. Comprendre comment calculer les frais kilométriques peut vous aider à mieux comprendre vos dépenses personnelles et à recevoir une compensation.

Qui peut réclamer des frais kilométriques ?

Les employés peuvent demander le remboursement de leurs frais kilométriques lorsqu’ils se rendent au travail et en reviennent. Cela ne s’applique que si leur trajet est supérieur à 40 kilomètres. Les voyageurs d’affaires peuvent également être indemnisés pour les frais supplémentaires liés à leur véhicule. Lors du calcul des frais kilométriques, les employés et les cadres ne peuvent pas utiliser leur véhicule pour des raisons de commodité personnelle. Ils ne peuvent pas non plus justifier des frais kilométriques s’il existe déjà une option de transport public entre leur lieu de travail et leur résidence. En effet, ils ne peuvent pas obtenir de compensation s’ils disposent déjà d’une option de transport public facilement accessible. En outre, les employeurs ne peuvent pas baser les frais kilométriques sur le barème qui leur est fourni par l’administration.

Lors de la déclaration d’impôts, il n’est plus obligatoire de justifier chaque dépense engagée. Toutefois, l’administration fiscale vérifiera vos dépenses et vous demandera une justification si elles ne semblent pas optimisées. Vous devez fournir des pièces justificatives telles qu’une attestation de votre employeur, la carte grise de votre voiture ou votre planning pour justifier le coût de vos dépenses. Pour savoir comment calculer frais kilométrique, consultez concur.fr.

À consulter aussi : RH : comment gérer les notes de frais ?

Les conditions à remplir pour bénéficier des indemnités kilométriques !

Les personnes peuvent recevoir une indemnité kilométrique pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail via deux méthodes. La première consiste à utiliser une réduction d’impôt de 10%. La seconde technique consiste à estimer le coût d’un déplacement avec un véhicule privé en fonction de critères spécifiques tels que la distance parcourue, le nombre de jours travaillés par semaine et le type de déplacement.

Lors de la déclaration des frais kilométriques, il est nécessaire d’inclure chaque déplacement effectué avec l’automobile dans un ordre précis. Cela signifie que chaque fois que vous devez déposer votre enfant à l’école ou chez la personne qui s’en occupe, il faut l’exclure du calcul. Il est également crucial d’éviter les trajets inutiles lors du calcul des frais kilométriques. Il existe de nombreux modes de transport parmi lesquels choisir. Il s’agit notamment des bus, des trains et des voitures. Vous devez justifier votre choix au retour en démontrant que le déplacement est nécessaire.

Un trajet de 40 kilomètres par jour, ou de 80 kilomètres par voyage, est l’indemnité kilométrique la plus élevée qui peut être prise en compte pour les déductions kilométriques. Toutefois, les indemnités kilométriques supplémentaires ne peuvent pas être prises en compte dans le calcul de vos déductions fiscales.

Le calcul de l’indemnité kilométrique !

Lorsque les employés ou les dirigeants conduisent des voitures, une mesure du kilométrage est utilisée pour calculer les coûts. Les kilomètres sont créés en divisant le nombre de voitures conduites par l’employé ou le responsable par un kilomètre. Ces coûts sont ensuite multipliés par la mesure des miles pour calculer frais kilométrique pour chaque cheval fiscal possédé. 

Lorsqu’ils demandent le remboursement de frais liés au travail, les employés doivent fournir des documents datant d’au moins trois ans. Ils peuvent obtenir ces informations sur le site web de la Direction générale des finances publiques. Toute demande supplémentaire doit être adressée au service juridique. Les directeurs peuvent autoriser les employés à présenter des documents justificatifs avant la date limite fixée. Toutefois, ils ne peuvent pas rembourser les travailleurs une fois la date limite passée. Grâce aux fonctionnalités intégrées des GPS et des applications mobiles, le calcul de la distance parcourue par un véhicule est facilement mis en œuvre par les applications de gestion. En dehors de cela, il est recommandé d’utiliser Google Maps comme outil de cartographie automobile pour réduire le temps consacré aux dépenses et au contrôle du service comptable.

Conseils pour déclarer les frais kilométriques !

Les frais professionnels doivent tenir compte de facteurs supplémentaires tels que le nombre de jours travaillés chaque année, la distance parcourue entre les emplois et la puissance du véhicule fiscal de l’employeur. La prise en compte d’une voiture et d’une moto par jour ou par saison est également nécessaire.  Le calcul frais kilometrique exige la collecte et l’organisation de toutes les données nécessaires. L’évaluation de la formule devient relativement simple une fois que toutes les données sont réunies, même si la collecte et l’organisation de ces informations peuvent être difficiles. Si les employés choisissent d’utiliser une application sur leur téléphone pour suivre le kilométrage, cela rend tout plus facile pour toutes les personnes concernées.

Plan du site